De 10 beste timemanagement tips: effectiever werken en minder stress. Deel 1

Heb je vaak stress omdat je aan het einde van de dag je werk niet af is? Ben je continu brandjes aan het blussen, heb je moeite om focus te houden of vind je het lastig om hoofd- en bijzaken te scheiden?

Herkenbaar?

Voor mij wel. Dit had ik vroeger bijna dagelijks. Ik werkte lange dagen en was veel brandjes aan het blussen. De belangrijkste taken bleven liggen en aan het einde van de dag was ik zelf uitgeblust. De volgende dag ging ik nóg harder werken, maar de werkstapel bleef maar hoger worden.

Daarom heb ik in de afgelopen 10 jaar ik veel onderzoek gedaan naar timemanagement en veel methoden en adviezen uitgeprobeerd. Sommige werkten wel, maar veel ook niet. Resultaat: mijn productiviteit is significant gestegen, heb veel meer overzicht en meer energie aan het einde van de dag.

De 10 beste timemanagement tips wil ik graag met je delen. Deze tips pas ik dagelijks toe in mijn bedrijf, coaching en workshops.

Het artikel heb ik opgedeeld in twee delen van 5 tips, omdat het anders te lang wordt. Hierbij de eerste 5 tips. Deel 2 volgt snel.

Eat that frog – Brian Tracey
The power of five
Eisenhower matrix
Hoe eet je een olifant
Stop met multitasken omdat het niet werkt

Tip 1: Eat that frog – Brian Tracey

Brian Tracey is een bekende productiviteitsgoeroe en auteur van veel boeken. Een van zijn bekendste werken is zijn boek ‘Eat That Frog’.

Het principe van ‘Eat That Frog’ is dat we het liefst dagelijks bezig met de leuke taken en stellen de lastige en belangrijkste taken uit. Zie de lastige of belangrijke taak die je uitstelt als een levende, felgroene en glibberige kikker. Deze wil je niet eten en je ziet hier enorm tegenop. Maar als je deze hebt afgerond (of op hebt gegeten) voel jij je trots, energiek en de rest van de dag is een eitje.

Start daarom elke dag met het eten van je kikker!

Hoe doe je dat? Bedenk ’s ochtend wat je belangrijkste en lastigste taak is die je moet doen, en doe deze als eerste.

Deze methode is een uitstekende methode om uitstelgedrag tegen te gaan. Met welke kikker start jij vandaag?

Tip 2: The Power of Five

Met deze methode kies je 5 jaardoelen en dit splits je op in 5 doelen per maand, per week en per dag. Deze methode heb ik geleerd van een manager bij een groot bedrijf. Ik heb het zelf de toepasselijke naam The Power of Five gegeven.

Je start met het opschrijven van 5 doelen die je aan het einde van het jaar bereikt wilt hebben (begin altijd met het einde voor ogen, Stephen Covey). Daarna ga je voor elke maand 5 doelen noteren die je jaardoelen mogelijk maken.

Als je nu maandag op kantoor komt start je met het opschrijven van je 5 weekdoelen gebaseerd op de 5 doelen van die maand. En elke ochtend start je de dag met het opschrijven van 5 doelen die bijdragen aan je weekdoel van die week.

Op deze manier weet je precies wat je elke dag moet doen om uiteindelijk je jaardoelen te behalen.

Tip: bespreek met je manager of leidinggevende wat jouw 5 doelen zijn. Als hij/zij hier akkoord mee is, dan kun je taken die niet bijdragen aan deze top 5 makkelijker delegeren.

Tip 3: De Eisenhower Matrix

Voordat Dwight D. Eisenhower de 34e president van Amerika werd, was hij generaal strijdkrachten tijdens de Tweede Wereldoorlog. Hij moest hier dagelijks moeilijke beslissingen maken en alles was urgent en belangrijk. Zijn beroemde uitspraak: “Urgente zaken zijn zelden belangrijk en belangrijke zaken zijn zelden urgent”.

“Urgente zaken zijn zelden belangrijk en belangrijke zaken zelden urgent”.

Dit heeft geleid tot het beroemde Eisenhower matrix, ook wel Eisenhower model of Eisenhower kwadrant genoemd. De Eisenhower matrix bestaat uit vier kwadranten:

belangrijk / urgent
belangrijk / niet urgent
niet belangrijk / urgent
niet belangrijk / niet urgent.

Met de matrix kun je eenvoudig prioriteiten stellen, doordat het onderscheid maakt tussen:

taken die direct moeten worden uitgevoerd
taken die ook op een later tijdstip aan bod kunnen komen
taken die iemand anders kan uitvoeren
of taken die helemaal niet hoeven worden uitgevoerd.

In de praktijk: overweeg van elke taak in welk kwadrant deze valt. Hierdoor is het makkelijker om prioriteiten te stellen, taken te delegeren of het te elimineren.

Tip 4: Hoe eet je een olifant?

Van kikkers gaan we naar olifanten ;)

Dit is een van mijn favorieten. Elke keer als ik een nieuw project start, dan heb ik nog wel eens de neiging om te denken: ‘Waar moet ik in hemelsnaam beginnen?!”. Het is soms overweldigend en demotiverend.

Maar…

Dan denk ik aan een olifant…

Je gebruikt de olifant als metafoor van een groot project. Want hoe eet je een olifant?

Juist.

Hapje voor hapje.

Deel je project op in hele kleine hapklare brokjes die je eenvoudig en snel kunt uitvoeren.

Tip 5: STOP met multitasken! Multitasken werkt niet!

Ik zal het nog een keer zeggen: multitasken werkt niet! Als je meerdere dingen tegelijk doet werk je minder productief en maak je meer fouten. Bovendien word je eerder vermoeid.

Mocht je me toch niet geloven, dan stel ik voor om de volgende opdracht te doen. Kost slechts een paar minuten van je tijd.

Start je stopwatch en schrijf op een stuk papier: ‘Multitasken werkt niet!’ en zet dan onder elke letter een cijfer van 1 tot en met 21 (spaties tellen niet). Noteer hoe lang het duurde.
Start weer je stopwatch en schrijf nu om-en-om een letter en een cijfer. Dus eerst de M en dan daaronder de 1. Vervolgens de u en daaronder de 2. Ga zo door tot en met het uitroepteken (!). Stop de stopwatch.
Hoe lang duurde dat?
Wedden dat je sneller bent door eerst het woord op te schrijven en dan de cijfers. Het switchen van taken kost namelijk tijd.

Dus gewoon niet meer doen, ok? Focus op 1 taak tegelijk.

Bekijk ook het filmpje van Nieuwsuur over multitasken en de impact die het heeft op je werk.

Dit waren de eerste 5 tips. Binnenkort volgt deel twee van mijn top 10 beste timemanagement tips.

Ik begrijp dat 5 tips al veel zijn om toe te passen. Mijn advies is om te starten met de tip die je het meest aanspreekt. Als het bevalt doe je het vaker, eventueel in combinatie met een andere tip. Geef je zelf de tijd en wees niet (te) perfectionistisch.

Wil je meer weten over hoe je het beste je tijd kunt managen, stuur me een berichtje. Heb je behoefte aan meer begeleiding in timemanagement? Dan is een gratis intake voor 1-op-1 coaching misschien wat voor jou of een van mijn workshops.

Heb je vragen of opmerkingen? Laat het me weten in de comments of stuur een bericht.